Synchronisation des données avec Pennylane
Toutes les 30 minutes, Stockpit récupère les données (bons de commande, factures et avoirs) provenant de Pennylane et met le stock à jour instantanément.
Paramètres
Vous avez quelques paramètres à configurer pour l'intégration avec Pennylane. Vous trouverez ces paramètres de l'intégration dans le menu "Paramètres" > "Pennylane":
Synchronisation des produits
Par défaut, Stockpit importe automatiquement les nouveaux produits créés dans Pennylane. Vous pouvez décocher cette option mais les produits seront de toute façon créés automatiquement dans Stockpit lorsqu'une facture ou un bon de commande avec ces produits sera synchronisé.
Une fois les produits importés, ils vont se synchroniser dans les deux sens entre Stockpit et Pennylane. Si vous changez le nom ou le SKU d'un produit dans Stockpit, il sera automatiquement modifié dans Pennylane (et inversement).
Si vous supprimez ou désactivez un produit dans Stockpit, cela n'impactera pas Pennylane. Cependant, si l'ID du produit est modifié dans Pennylane, cela amène la création d'un doublon dans Stockpit, le logiciel ne pouvant reconnaître qu'il s'agit du même produit avec un ID différent.
Synchronisation des services
Si vos produits sont catégorisés sous un compte de produits « 706 - Prestations de services » dans Pennylane, vous avez la possibilité de les importer dans Stockpit, par défaut l'option est décoché:
Une fois les services importés, ils vont se synchroniser dans les deux sens entre Stockpit et Pennylane. Si vous changez le nom ou le SKU d'un service dans Stockpit, il sera automatiquement modifié dans Pennylane (et inversement).
Si vous supprimez ou désactivez un service dans Stockpit, cela n'impactera pas Pennylane.
Lieux de stockage
Stockpit permet de suivre votre stock dans plusieurs lieux de stockage (entrepôt, réserve dans un bureau, camion). Il faut donc choisir un lieu par défaut dans lequel les stocks se mettront à jour quand une facture, bon de commande ou un avoir sera créé dans Pennylane.
Mise à jour des stocks à partir des ventes
Un des paramètres très important à sélectionner est le type de mise à jour de stock faite dans Stockpit lorsqu'une facture ou un bon de commande est créé dans Pennylane.
Pour une gestion de stock précise, Stockpit vous donne à la fois une visibilité sur votre stock réel et sur votre stock disponible et ce, en temps réel. Le stock disponible correspond aux produits stockés dans vos lieux de stockage, moins les produits vendus, mais pas encore livrés à vos clients (quantités réservées).
Une facture ou un bon de commande importée dans Stockpit va créer une commande et cette commande mettra toujours à jour le stock disponible. Par défaut, le stock réel sera également mis à jour lors de la création de la commande dans Stockpit. Si vous souhaitez que ce soit le bon de livraison qui mette à jour la stock réel, vous pouvez cocher cette option:
Si la commande ne fait que mettre à jour votre stock disponible, vous devrez créer des bons de livraison pour réduire le stock disponible. Cette option est très utile puisque dans la plupart des ventes B2B ou e-commerce, la vente et la livraison des produits ne se fait pas en même temps. Dans cet intervalle, on perd la visibilité de ce qui est réellement disponible à la vente.
Pour résumer, si vous cochez cette option:
- La commande mettra à jour le stock disponible et les bons de livraison mettront à jour le stock réel.
Si vous ne cochez pas cette option:
- La commande va mettre à jour le stock réel et le stock disponible en même temps. Vous pouvez tout même créer des bons de livraison, mais ils ne mettront pas les stocks réels à jour une nouvelle fois.
Import des factures et bons de commande
Les factures et bons de commande sont importées automatiquement dans Stockpit (synchronisation toutes les 30 minutes). Il est aussi possible de déclencher une synchronisation à tout moment en cliquant sur "Importer les factures maintenant" (idem pour les bons de commande):
Mise à jour des stocks à partir des avoirs
Lorsqu'un avoir est créé dans Pennylane, Stockpit va créer automatiquement un Retour produit. Si vous souhaitez que ce retour augmente votre stock, vous pouvez sélectionner l'option "Mettre à jour le stock quand un avoir est créé dans Pennylane".
Synchronisation des bons de réception en facture fournisseur (Achats)
Après la création d'un bon de réception (à partir d'un achat), il est possible (optionnel) d'envoyer le bon de réception de Stockpit vers Pennylane sous forme d'une facture fournisseur. Pour créer une facture fournisseur dans Pennylane à partir du bon de réception, il suffit de cliquer sur "Envoyer sur Pennylane":
Synchronisation des clients
Les clients se synchronisent automatiquement entre Stockpit et Pennylane. Lorsqu'une commande est créée dans Stockpit, le client correspondant sera créé automatiquement. Une fois le client crée dans Stockpit, il se synchronisera dans les 2 sens avec Pennylane. Les données qui se synchronisent sont le nom et l'adresse email du client.
Synchronisation des fournisseurs
Les fournisseurs ne se synchronisent pas entre Stockpit et Pennylane. Les fournisseurs créés dans Stockpit ne sont pas synchronisés vers Pennylane et inversement.
Déconnexion
En déconnectant votre compte Stockpit de Pennylane, la synchronisation des données entre les deux applications sera interrompue. Vous pouvez reconnecter Stockpit à Pennylane à tout moment.
