Questions et issues fréquentes vis-à-vis de l’intégration Stockpit/Sellsy
Connexion initiale
J’ai un compte Sellsy, comment le connecter à Stockpit ?
Vous pouvez joindre vos comptes dès la création du compte, en sélectionnant l’option “s’inscrire avec Sellsy”, vous aurez alors automatiquement accès à l’intégration, les comptes étant directement liés.
Sinon, vous pouvez connecter les logiciels via la partie “applications” de l’interface Stockpit, qui vous permet alors de sélectionner Sellsy et de connecter les comptes quand vous le souhaitez.
Nouveaux produits
Comment créer mes nouveaux produits et les synchroniser ?
Vous pouvez créer vos nouveaux produits directement sur Sellsy, vous avez alors 3 façons de les intégrer à Stockpit.
Vous pouvez faire un import et mettre à jour votre catalogue produit à tout moment.
Sinon, chaque commande reçue sur Stockpit avec un nouveau produit créera automatiquement ce même produit.
Enfin, vous pouvez également activer l’option pour que chaque nouveau produit créé dans Sellsy soit créé sur Stockpit dans le même temps. [Recommandé]
Clients
Je peux importer mes produits et fournisseurs de Sellsy dans Stockpit, comment importer mes clients ?
Les clients sont automatiquement créés dans Stockpit quand une commande est créée pour la première fois avec un client.
Synchronisation des stocks
Comment avoir une synchronisation des stocks entre Stockpit et Sellsy ?
Stockpit permet un suivi des niveaux de stocks en temps réel. Si vous souhaitez que vos stocks soient synchronisés en temps réel et visible dans Sellsy, vous devez :
Avoir le module des stocks activé côté Sellsy
Saisir son stock initial sur un des 2 logiciels
Le stock synchronisé sera alors basé sur le stock disponible de Stockpit, c’est-à-dire le stock disponible à la vente.
Pour plus d'informations sur chacun des scénarios possibles :
3. Mise en place de la gestion des stocks (nouveaux clients Stockpit et Sellsy)
4. Mise en place de la gestion des stocks (clients Sellsy sans module de stocks Sellsy activé)
5. Mise en place de la gestion des stocks (clients Sellsy avec module de stocks Sellsy activé)
6. Mise en place de la gestion des stocks (client Stockpit/Sellsy sans module des stocks de Sellsy activé)
Inventaire initial
Comment faire mon inventaire et l’envoyer sur Sellsy ?
Si vous n’avez pas encore vos niveaux de stock initiaux, Stockpit propose une fonctionnalité d’inventaire. Une fois la synchronisation établie avec Sellsy, vous pouvez alors effectuer un inventaire dans Stockpit, puis automatiquement faire remonter vos niveaux de stock dans Sellsy.
Synchronisation des documents
Quels sont les documents de vente Sellsy qui créent des commandes sur Stockpit ?
Les bons de commande et les factures créées sur Sellsy générent descommandes dans Stockpit, à partir desquelles les utilisateurs peuvent reprendre la main, gérer leurs stocks et les documents de livraison.
Une commande passée sur Sellsy par le biais d’un bon de livraison non rattaché à un bon de commande peut également créer une commande dans Stockpit.
Temps de synchronisation
Quand je crée une facture ou un bon de commande dans Sellsy, combien de temps cela prend-il pour créer une commande dans Stockpit ?
Le processus est automatique, quelques secondes suffisent à créer la commande côté Stockpit.
Niveaux de stocks
J’ai plusieurs niveaux de stock pour chaque produit, à quoi correspondent-ils ?
Stockpit propose une gestion des stocks avancée se basant sur 4 niveaux de stock :
Le stock réel correspond au nombre d’unités présentes dans les lieux de stockage.
Le stock disponible est le stock disponible à la vente, auquel sont retirées les unités contenues dans les commandes en cours.
Le stock réservé équivaut au stock contenu dans les commandes en cours, c’est la quantité retirée au réel pour obtenir le disponible.
Le stock à venir correspond lui aux quantités achetées auprès des fournisseurs mais n’ayant pas encore été reçues.
Ces niveaux de stock sont connectés les uns aux autres et sont automatiquement ajustés au fil des opérations.
Suivi des lieux de stockage
Je souhaite suivre mes stocks dans plusieurs lieux de stockage, est-ce que je peux les gérer dans Stockpit ?
Stockpit permet la gestion de plusieurs lieux de stockage et entrepôts, vous pouvez même associer vos lieux de stockage existants dans Sellsy à ceux que vous souhaitez créer dans Stockpit.
Traçabilité
Je souhaite suivre mes produits périssables grâce aux numéros de lots et dates d’expiration, comment faire ?
Stockpit propose une gestion de la traçabilité avancée. Cette dernière vous permet de créer des lots pour vos produits, et de leur affecter un nom, un code-barres et une date d’expiration. Vous pouvez ainsi gérer efficacement vos stocks sensibles dans le temps et éviter le risque qu’un lot n’expire et devienne inutilisable.
Vous pouvez choisir une attribution automatique des lots à la création de la commande, le logiciel sélectionne alors automatiquement le lot avec la date d’expiration la plus proche. En l’absence de date d’expiration, le lot le plus ancien sera alors sélectionné.
Stock unique pour plusieurs références
Je vends plusieurs références pour lesquelles j’aimerais avoir un seul stock à suivre, comment faire ?
Pour cela, il faudra d’abord créer chacune des références dans Sellsy, puis déterminer la référence principale.
Ensuite, dans Stockpit, il suffit de sélectionner chacune des références et de cliquer sur “transformer en conditionnement”, de sélectionner la référence principale et 1 en quantité.
Les conditionnements sont habituellement utilisés pour vendre plusieurs unités d’un même produit mais ce système permet également de joindre des stocks. Vous pouvez donc de cette façon vendre 2 références différentes sur Sellsy mais les suivre sous un seul stock dans Stockpit.
Webhooks
Je rencontre des problèmes de syncrhonisation entre Sellsy et Stockpit, comment rétablir la connexion entre les 2 logiciels ?
Si un événement affecte le lien entre Stockpit et Sellsy, il est alors possible d’intervenir et de mettre à jour manuellement ou automatiquement les webhooks afin de rétablir le fonctionnement normal de l’intégration.
Déconnexion
Je souhaite déconnecter les logiciels, comment faire ? Vais-je perdre mes données ?
Les données seront conservées sur votre compte Stockpit, vous pouvez déconnecter les logiciels directement depuis les paramètres Sellsy. Vous pouvez ensuite les reconnecter à tout moment. Vous pourrez de nouveau synchroniser produits et stocks, les commandes créées durant la période de déconnexion des logiciels ne seront cependant pas prises en compte.