Qu'est-ce que Stockpit et pourquoi en avez-vous besoin ?
Stockpit est spécialement conçu pour ajouter des fonctionnalités avancées de gestion des stocks à votre compte QuickBooks Online. Lorsque vous vendez ou achetez vos produits en créant des devis, des factures ou des factures de fournisseurs dans QuickBooks Online, Stockpit mettra automatiquement à jour votre stock.
Stockpit comprend les fonctionnalités principales suivantes :
- Gestion et suivi de votre stock dans plusieurs lieux de stockage (entrepôt, bureau, camion,...)
- Suivi des stocks réels et disponibles en réservant les produits et en créant des bons de livraison
- Créer des assemblages de produits pour gérer le stock des composants et des produits finis
- Réapprovisionnement auprès de vos fournisseurs depuis vos points de commande et depuis vos ventes
- Suivi des numéros de lot et de série pour la traçabilité (à venir...)
Comment fonctionne Stockpit ?
Ventes
Au fur et à mesure que vous créez vos factures dans QuickBooks Online, une "Commande" sera créée en temps réel dans Stockpit et cette commande diminuera automatiquement votre stock dans Stockpit.
Pour une gestion précise des stocks, Stockpit vous donne une visibilité en temps réel sur vos niveaux de stock réels et disponibles. Le stock réel fait référence aux produits stockés dans vos lieux de stockage, diminués des produits vendus qui ne sont pas encore livrés (ou expédiés) à vos clients (quantité réservée).
Par défaut, la commande créée dans Stockpit par la facture diminuera à la fois le stock réel et le stock disponible. Vous pouvez choisir de mettre à jour uniquement le stock disponible à partir de la commande ; le stock réel sera mis à jour en créant un bon de livraison. Votre stock de produits sera réservé jusqu'à la création du bon de livraison.
Exemple : Vous avez actuellement 30 produits ABC en stock. Vous vendez aujourd'hui 10 produits ABC à un client et vous créez une facture dans QuickBooks pour ces 10 produits. Le stock disponible dans Stockpit est mis à jour, vous en avez désormais 20 disponibles, 10 réservés et encore 30 dans votre stock réel, car ces produits sont toujours dans votre lieu de stockage. Ensuite, dans une semaine après, vous livrez ces produits et vous créez un bon de livraison. Le stock réel dans Stockpit est mis à jour, vous en avez désormais 20 disponibles et 20 en stock réel car ces produits sont toujours dans votre emplacement de stock. Vous n'avez plus de stock réservé.
Vous pouvez également choisir de créer une commande à partir d'un devis, ajoutant ainsi une étape précieuse dans votre workflow de vente. Le devis permet de diminuer votre stock disponible et de réserver les produits correspondants. Votre stock réel diminuera lorsque vous créerez le bon de livraison. Cela peut être une excellente solution de contournement pour utiliser des estimations comme bon de commandes (vente), car votre stock sera mis à jour dans Stockpit avant de créer la facture.
Veuillez noter que les devis et les factures ne peuvent être créés que dans QuickBooks en ligne.
La mise à jour du stock à partir d'une commande (réel et disponible ou juste disponible) dépend des paramètres que vous avez sélectionné pour l'intégration de QuickBooks. Veuillez visiter la page Paramètres de l'intégration Stockpit pour QuickBooks.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur les commandes et les ventes dans nos pages Ventes de notre Centre d'aide.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur le niveau de stock sur cette page : Niveaux de stock
Achats
Si vous choisissez de gérer vos achats de produits dans QuickBooks, et que vous créez une facture fournisseur dans QuickBooks, un "Achat" sera créé en temps réel dans Stockpit et cet achat augmentera automatiquement votre stock dans Stockpit. Le stock réel et disponible sera mis à jour lors de la création de la facture fournisseur dans QuickBooks.
Vous pouvez également gérer vos achats de stocks dans Stockpit. Faire ses réapprovisionnements dans Stockpit présente quelques avantages : Créez automatiquement des achats à partir des points de commande et à partir de vos ventes et visibilité du stock à venir.
Lorsque vous recevez des produits et que vous créez vos bons de réception fournisseur, vous aurez la possibilité de créer une facture fournisseur dans QuickBooks.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la création d'achats sur nos pages d'achat de notre centre d'aide.
Synchronisation des produits
Les produits ne peuvent être créés que dans QuickBooks. Vous pouvez les importer lorsque vous configurez votre compte, puis ils seront automatiquement synchronisés de QuickBooks vers Stockpit.
Stockpit importera les champs suivants depuis QuickBooks : Nom, SKU, Description, Type de produit (Inventaire, Hors inventaire, Offre groupée), prix d'achat (Coût) et stock (le cas échéant).
Synchronisation des stocks
Lorsque vous importez un produit de QuickBooks vers Stockpit, votre stock de QuickBooks sera également importé. Après l'import, le stock dans Stockpit sera mis à jour en fonction des ventes et des achats effectués dans QuickBooks ou des ajustements de stock et des achats effectués dans Stockpit.
Si vous mettez à jour votre stock dans QuickBooks via un ajustement de stock (manuel), votre stock sera mis à jour dans Stockpit dans le lieu de stockage par défaut (sélectionné dans les paramètres). Si nécessaire, vous pouvez déclencher une resynchronisation de Stockpit vers QuickBooks ou de QuickBooks vers Stockpit.
Synchronisation des fournisseurs
Les fournisseurs peuvent être importés automatiquement depuis QuickBooks, ils ne peuvent pas être créés dans Stockpit. Stockpit importera les champs suivants depuis QuickBooks : nom, adresse e-mail, téléphone et adresse.
Lieux de stockage
Si vous faites le suivi des lieux dans QuickBooks, Stockpit utilisera ces lieux pour mettre à jour votre stock dans le lieu de stockage correspondant.
Synchronisation des coûts
Veuillez noter qu'il n'y a pas de synchronisation des coûts entre QuickBooks et Stockpit. Stockpit importera uniquement le coût de vos produits depuis QuickBooks au moment de l'importation. Lors de la création du produit de QuickBooks vers Stockpit, le coût sera utilisé comme prix d'achat et coût initial dans Stockpit.
Timing de synchronisation
Toutes les mises à jour synchronisées entre les 2 systèmes se font en temps réel (max 5 minutes).
Offres groupées QuickBooks (kits)
Si vous créez une offre groupée dans QuickBooks, cela créera un kit dans Erplain. Les offres groupées et les kits sont similaires.
Assemblages
Vous pouvez créer des produits dans QuickBooks Online et les convertir en assemblage dans Stockpit. Les assemblages sont utilisés pour gérer le stock des composants et des produits finis.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur les kits et assemblages sur cette page : Kits et assemblages
Mode d'emploi
 | Veuillez visiter la page des paramètres d'intégration de notre centre d'aide pour savoir comment configurer votre compte : Paramètres d'intégration - Stockpit pour QuickBooks Online. |
Pour plus d'informations sur l'utilisation de Stockpit, veuillez vous référer à notre guide produit : Centre d'aide.
Compatibilité avec QuickBooks
Stockpit est compatible avec QuickBooks Online Standard, Plus et Avancé. Veuillez noter qu'il n'y a pas de synchronisation des stocks avec QuickBooks Online Standard.